Af: Martine Kiding, ansættelsesretschef og advokat, Dansk Erhverv og Anders Jorsal, chefkonsulent og advokat, Dansk Erhverv

Kære brevkasse,
Hvad betyder de kommende regler om arbejdstidsregistrering for min virksomhed? Skal jeg tilbage til et gammeldags stempelur, hvor alle medarbejderne stempler ind, når arbejdsdagen starter og stempler ud, når arbejdsdagen er forbi?

Venlig hilsen
Lars

Kære Lars,
Tak for dit spørgsmål.

De nye regler om arbejdstidsregistrering træder i kraft 1. juli 2024 og medfører, at arbejdsgivere er forpligtet til at indføre et registreringssystem, hvor medarbejderne kan registrere den daglige arbejdstid. Formålet med reglerne er at kontrollere overholdelse af reglerne om daglig og ugentlig hviletid, samt maksimal ugentlig arbejdstid (48-timers reglen).

Beskæftigelsesministeren har under arbejdet med lovforslaget skriftligt bekræftet, at kravet om tidsregistrering alene angår den samlede daglige arbejdstid. Det er derfor ikke et krav, at det registreres, hvornår på dagen arbejdstiden er placeret, men alene antallet af arbejdstimer.

Selvom loven pålægger arbejdsgiverne yderligere administration, er arbejdsgiverne dog ikke forpligtede til at støve de gamle stempelure af, da der er en høj grad af metodefrihed til, hvordan summen af den daglige arbejdstid registreres. Systemet skal dog være objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Det er altså op til arbejdsgiveren selv, om der fx ønskes en løsning med ind- og udstempling i løbet af arbejdsdagen, fysiske timesedler eller digitale løsninger, fx en app.

Beskæftigelsesministeren har også bekræftet, at det er tilstrækkeligt med et system, hvor medarbejderen kun skal registrere, hvis arbejdstiden afviger fra den aftalte og/eller skemalagte arbejdstid. Hvis en medarbejder fx arbejder mandag til fredag 7,4 timer dagligt (37 timer om ugen), skal der kun ske registreringer, hvis der er afvigelser i den samlede arbejdstid på de enkelte dage i løbet af ugen.

Hvis medarbejderen går to timer tidligere mandag og arbejder to timer ekstra om tirsdagen, vil der skulle registreres to afvigelser (de to færre timer mandag og de to ekstra timer tirsdag).

Det er et krav, at registreringerne er tilgængelige for medarbejderne, og at arbejdsgiveren opbevarer oplysningerne i 5 år efter udløbet af den periode, der danner grundlag for beregningen af 48-timers reglen.

Ikke alle medarbejdere
Det er muligt at aftale med visse medarbejdere ("selvtilrettelæggere"), at de er undtaget fra reglerne i arbejdstidsloven om natarbejde, 48-timers reglen og pauser. Hvis medarbejderen kan undtages fra reglerne, skal det være aftalt i ansættelseskontrakten eller i et tillæg.

Undtagelsen gælder kun, hvis arbejdstidens længde som følge af særlige træk ved det udførte arbejde ikke måles eller fastsættes på forhånd, eller når lønmodtagerne selv kan fastsætte den, hvor der er tale om lønmodtagere, der kan træffe selvstændige beslutninger eller som har ledelsesmæssige funktioner.

Det er en konkret og individuel vurdering om medarbejderen kan betragtes som selvtilrettelægger. Det er som udgangspunkt ikke muligt at undtage hele grupper af medarbejdere, fx funktionærer eller funktionslønnede medarbejdere. Dansk Erhverv opfordrer medlemmer til at kontakte os for rådgivning om, hvorvidt en medarbejder kan anses som selvtilrettelægger.

Hvis medarbejderen skal undtages fra registreringskravet, kræver det også, at medarbejderen er undtaget reglerne om hviletid i hviletidsbekendtgørelsen. I dag er definitionerne ikke ens, men vi forventer, at der sker en ensretning af undtagelserne i de to regelsæt, inden lovens ikrafttræden den 1. juli 2024.