Ny bogføringslov – alt du skal vide!

Folketinget vedtog den 19. maj 2022 en ny bogføringslov. Den nye lov pålægger blandt andet virksomheder at bogføre digitalt. Loven træder i kraft den 1. juli 2022.

 

De væsentligste og mest omfattende ændringer i den nye bogføringslov er de nye bestemmelser om krav til digitale bogføringssystemer og krav om digital bogføring. Kravet om digital bogføring træder ikke i kraft den 1. juli, men vil blive gennemført over en flerårig periode fra 2023.

Ændringer pr. 1. juli 2022
De væsentligste ændringer, som træder i kraft 1. juli 2022, er:

Principper for bogføring
Begrebet ”god bogføringsskik”, der har været anvendt som et gennemgående og styrende princip for, hvordan I som bogføringspligtige skal tilrettelægge og udføre jeres bogføring, er i den nye § 5 erstattet med, at ”bogføringen skal tilrettelægges og udføres under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang”. Der er ikke tale om nogen materiel ændring, men alene en tydeliggørelse af, hvilke faktorer I som bogføringspligtige skal tage hensyn til.

Udvidede definitioner
Loven er i den nye § 3 udvidet med en række definitioner, der har relevans for de specifikke krav vedrørende digital bogføring, som først træder i kraft i de kommende år.

Listen over, hvad der anses som regnskabsmateriale er udvidet til også at omfatte:

• Dokumentation for oplysningerne i noterne og ledelsesberetningen og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport.
• Frivilligt udarbejdede regnskaber, der er aflagt efter årsregnskabsloven, som ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug.

Udvidelserne af, hvad der anses som regnskabsmateriale ændrer ikke på de dokumentationskrav, I allerede skal leve op til efter årsregnskabsloven. Men udvidelsen har betydning for, hvilket materiale I skal opbevare på betryggende vis i 5 år efter bogføringslovens regler.

Præcisering af, hvornår der skal foretages afstemninger
Loven præciserer i den nye § 11, at I skal foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger eller angivelser om moms, skatter, afgifter samt års- og delårsrapporter. Afstemningerne skal senest foretages på datoen for udløbet af fristerne for de lovpligtige indberetninger.

Liberalisering af kravene til opbevaring
Loven sondrer ikke længere mellem regnskabsmateriale i hhv. elektronisk og papirformat, ligesom den tidligere geografiske begrænsning for opbevaringen af regnskabsmateriale i papirformat ikke er videreført. Det gælder dog fortsat efter den nye § 22, at en I har pligt til at stille jeres regnskabsmateriale til rådighed for en offentlig myndighed inden for en fastsat frist, uanset hvordan og hvor materialet opbevares.

Systembeskrivelsen er erstattet med beskrivelse af bogføringsprocedurer
Kravet om beskrivelse af it-systemer til bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale m.v.  er erstattet af den nye § 6 med et forenklet krav om en beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer, herunder procedurer for løbende registrering af transaktioner og betryggende opbevaring af regnskabsmateriale. I skal også beskrive hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for det.

Men det er ikke længere et krav, at I nærmere skal beskrive hvilke eventuelle it-systemer I har anvendt til bogføring. Det skyldes, at der med bogføringsloven indføres generelle krav til digitale bogføringssystemer, som træder i kraft i de kommende år.

Det nye krav om procedurebeskrivelser gælder ikke alle bogføringspligtige virksomheder, foreninger m.v., men kun dem, der er enten er pligtige til at aflægge en årsrapport efter årsregnskabsloven eller, har en nettoomsætning over 300.000 kr. to år i træk.

Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en skabelon, som kan være en hjælp til korrekt beskrivelse af jeres bogføringsprocedure samt en vejledning hertil. Ved at udfylde skabelonen, kan I sikre jer, at beskrivelsen opfylder kravene i loven. Du kan finde skabelonen og vejledningen her.

Det betyder, at I først skal efterleve kravet om en procedurebeskrivelse i jeres førstkommende nye regnskabsår – eller indkomstår, hvis I ikke aflægger en årsrapport – efter skabelonen er offentliggjort.

Ny kontrolhjemmel
Erhvervsstyrelsen får med den nye § 23 hjemmel til at gennemføre en risikobaseret kontrol med virksomheder, der er omfattet af årsregnskabsloven, men som endnu ikke har indsendt deres første årsrapport, og virksomheder, der har fravalgt revision af årsregnskabet.

Nye sanktionsmuligheder og skærpet straf
Hvis Erhvervsstyrelsen i forbindelse med kontrollen efter § 23 konstaterer væsentlige overtrædelser af bogføringspligten, og styrelsens påbud om at rette manglerne ikke bliver efterlevet, kan styrelsen tvangsopløse virksomheden.

Samtidig er der sket en væsentlig skærpelse af straffebestemmelsen, der betyder, at omfattende overtrædelser af loven fremover kan idømmes bøde på op til 1,5 mio. kr.

Det gælder både for overtrædelse af de almindelige bogføringspligter til registrering af virksomhedens transaktioner og opbevaring af virksomhedens regnskabsmateriale, og de nye pligter om at bruge et digitalt bogføringssystem til registrering og opbevaring af bilag. Som noget nyt udmåles bødestraf for overtrædelse af loven efter hvor omfattende overtrædelsen er sammenholdt med virksomhedens størrelse.

Bogføringsloven medfører krav om digital bogføring
Den væsentligste og mest omfattende ændring i den nye bogføringslov er de nye krav om digital bogføring. Kravene skal understøtte korrekt bogføring, øget it-sikkerhed og automatisering af virksomhedernes bogføring. Loven pålægger en stor del af de danske virksomheder at bogføre digitalt. Samtidig skal udbydere af bogføringssystemer registrere deres bogføringssystemer hos Erhvervsstyrelsen, så det bliver nemt for virksomhederne at vælge et system, der lever op til lovens krav og giver den nødvendige digitale sikkerhed.

Det er op til jer som virksomhed at beslutte, om I vil anvende et registreret bogføringssystem eller anvende et ikke-registreret system. Hvis I vælger at anvende et ikke-registreret system, skal de dog selv sikre, at jeres bogføringssystem lever op til lovens krav. Kravet indføres gradvist fra 2023-2026.

Hvornår kravet om digital bogføring træder i kraft for jer, afhænger af jeres virksomhedsform og omsætning:

1. januar 2023 sættes de nærmere regler om krav til digitale bogføringssystemer i kraft.

1. juli 2023 skal eksisterende digitale bogføringssystemer opfylde de nye krav og være anmeldt til Erhvervsstyrelsen

1. januar 2024: Virksomheder med pligt til at indberette årsrapport til Erhvervsstyrelsen skal bogføre via et digitalt bogføringssystem.

1. juli 2024 skal regnskabspligtige virksomheder, der anvender et ikke-registreret bogføringssystem sikre, at deres bogføringssystem opfylder kravene til digitale bogføringssystemer

1. januar 2026: Øvrige virksomheder og foreninger med en årlig nettoomsætning på over 300.000 kroner to år i træk, skal bogføre via et digitalt bogføringssystem.

1. juli 2026 skal ikke-regnskabspligtige virksomheder med en nettoomsætning over 300.000 kr. der anvender et ikke-registreret bogføringssystem sikre, at deres bogføringssystem opfylder kravene til digitale bogføringssystemer.

Det skal understreges, at der alene er tale om forventede ikrafttrædelsestidspunkter. Den endelige beslutning om at sætte de forskellige dele af de nye bestemmelser om digitale bogføringssystemer og digital bogføring i kraft træffes af erhvervsministeren efter høring af skatteministeren samt efter inddragelse af de politiske partier bag den nye bogføringslov.

De specifikke og tekniske krav til digitale bogføringssystemer og registreringen vil blive fastsat af Erhvervsstyrelsen i løbet af 2022.

Udbydere af digitale bogføringssystemer skal registrere deres systemer hos Erhvervsstyrelsen, så virksomhederne enkelt kan vælge et bogføringssystem, der lever op til lovens krav. Det forventes at ske i løbet af 2023.

Hvem er omfattet af de nye regler om digital bogføring?
Alle virksomheder, uanset størrelse, der har pligt til at aflægge en årsrapport og indberette den til Erhvervsstyrelsen, vil blive omfattet af de nye regler om bogføring via et digitalt bogføringssystem.

Andre bogføringspligtige virksomheder, herunder personligt ejede virksomheder, foreninger, filialer mv. der ikke har pligt til at aflægge en årsrapport og indberette den til Erhvervsstyrelsen, men har en omsætning over 300.000 kr. to år i træk, vil også blive omfattet af de nye regler om bogføring via et digitalt bogføringssystem.

Som forening skal I være særligt opmærksom på, at kravet også gælder for jer, hvis I udfører erhvervsdrift, fx udlejer lokaler og har en omsætning herfra, der overstiger omsætningsgrænsen. 

Hvilke krav er der til digitale bogføringssystemer?
Et digitalt bogføringssystem er efter den nye § 3 en digital service eller software, som indeholder funktioner, der gør det muligt for jer som virksomhed at registrere transaktioner samt opbevare registreringer og bilag, eller som minimum en fuldstændig sikkerhedskopi heraf, på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart.

De fleste virksomheder bruger enten et abonnementsbaseret bogføringssystem, hvor virksomheden løbende betaler for at kunne bruge de bogføringsfunktioner, som en udbyder stiller til rådighed (cloud-baserede systemer), eller et licensbaseret system, hvor en virksomhed erhverver licens til et bogføringsprogram, som installeres og kører lokalt i virksomheden (hybrid-systemer). Det kalder man standardsystemer. Andre virksomheder får udviklet et bogføringssystem specielt til den pågældende virksomhed, som man kalder specialudviklede bogføringssystemer (specialudviklede systemer).

Kravene i bogføringsloven til digitale bogføringssystemer gælder for alle tre typer af systemer. Der er dog den forskel, at standardsystemerne skal anmeldes og registreres i Erhvervsstyrelsen efter en forudgående kontrol, mens I, hvis I anvender et specialudviklet bogføringssystem, selv skal sikre, at systemet opfylder lovkravene.

Efter den nye § 15 gælder der tre overordnede eller grundlæggende krav til digitale bogføringssystemer uanset om der er tale om standard- eller specialudviklede systemer:

Systemet skal understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag i 5 år. 

Systemet skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, samt sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.

Systemet skal understøtte automatisering af administrative processer, herunder ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer samt ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.

Disse krav vil blive præciseret og konkretiseret i en bekendtgørelse i løbet af 2022.

Krav til virksomheder og bogholdere om at bogføre digitalt
Er jeres virksomhed bogføringspligtig og regnskabspligtig efter årsregnskabsloven, skal I bogføre digitalt. Det samme gælder andre virksomheder, foreninger m.v., hvis jeres nettoomsætning i to år overstiger 300.000 kr. Endelig er også bogholdere og andre, der udfører bogføring for andre virksomheder, omfattet af reglerne.

Kravet om digital bogføring omfatter følgende to grundlæggende bogføringspligter:

1. At registrere virksomhedens transaktioner i et digitalt bogføringssystem og
2. At opbevare registreringer og de bilag, der dokumenterer registreringerne, i et digitalt bogføringssystem, eller som minimum opbevare en fuldstændig sikkerhedskopi heraf, på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart.

Er I omfattet af kravet om digital bogføring, kan I vælge mellem enten at bruge et digitalt bogføringssystem, der er registreret i Erhvervsstyrelsens fortegnelse, dvs. et standardsystem, enten et cloud-baseret system eller et hybrid—system, eller et specialudviklet bogføringssystem til jeres virksomhed. Hvis I vælger det sidste, skal I selv sikre, at systemet opfylder kravene til digitale bogføringssystemer efter den nye § 15.

Hvis jeres digitale bogføringssystem er installeret lokalt på virksomhedens computere, som det er tilfældet med licens-betalte bogføringssystemer og specialudviklede bogføringssystemer, vil registreringer og bilag som udgangspunkt også blive opbevaret på virksomhedens computere eller servere. I skal derfor løbende tage en fuldstændig sikkerhedskopi af jeres registreringer og bilag, som bliver opbevaret hos en tredjepart f.eks. i en såkaldt cloud-løsning. Erhvervsstyrelsen vil fastsætte nærmere regler herom som en del af kravene til digitale bogføringssystemer.

Det er ikke alle bilag, som skal opbevares i et digitalt bogføringssystem, men kun de bilag som det til enhver tid er sædvanligt at opbevare af bilagsdokumenter i almindeligt udbredte digitale bogføringssystemer. Erhvervsstyrelsen vil fastsætte nærmere regler herom ved bekendtgørelse.

Ved en ændring af årsregnskabsloven er der samtidig blevet indført en pligt til, at regnskabspligtige virksomheder skal give oplysninger om deres bogføringssystem ved indberetning af årsrapporten.

Kontrol med overholdelse af kravene
Efter den nye bogføringslov skal Erhvervsstyrelsen føre en risikobaseret kontrol med at såvel udbydere som virksomheder overholder deres pligter i forhold til digitale bogføringssystemer og digital bogføring.

Ved risikobaseret kontrol forstås at Erhvervsstyrelsen kan iværksætte en kontrol, hvis der er indikationer på at lovkrav ikke bliver overholdt. Erhvervsstyrelsen fører kontrol med virksomheder der benytter digitale bogføringssystemer efter den nye § 24 og kontrol med udbydere af digitale bogføringssystemer efter den nye § 25.

Hvis Erhvervsstyrelsen i forbindelse med en sådan kontrol konstaterer overtrædelser af krav i bogføringsloven, kan styrelsen anvende de reaktionsmuligheder, der følger af de nye §§ 27 og 29 i bogføringsloven. Endvidere kan der efter omstændighederne blive tale om bødestraf for overtrædelser efter den nye § 33.

Du kan læse loven her